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數字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。

截至2021年11月，中國為12250余件(套)中國古代畫作建立起精準的數字化檔案。 [2] 

2022年2月，唐山市檔案館被國家檔案局批準為國家級數字檔案館

檔案數據網建設

檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整理加工和存儲管理。檔案數據網為保密網，應依據國家有關涉密信息系統分級管理規定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術要求進行建設。應與單位辦公網和業務網實現物理隔離，禁止接入因特網。

接入單位辦公網和業務網

檔案室應配備專門的計算機與單位辦公網、業務網連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網與當地政務網互聯、業務網系統內互聯的，應采取相應措施，確保檔案數據安全。

軟件系統建設

編輯 播報

電子文件歸檔管理系統

是單位辦公自動化系統的組成部分，應按照GB/T 18894和有關電子文件歸檔管理的規定設計開發，逐步實現電子文件實時歸檔，網上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數據加工、數據報送等功能。歸檔管理過程中應保證電子文件元數據和背景信息的完整性。

數字檔案室管理系統

應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業務工作的管理系統。主要應包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統計、庫房管理等功能。

檔案進館和報送管理系統

按照網絡環境下館室一體化業務建設的模式，按照國家規定的檔案數據及其目錄數據格式要求，整理應進館的檔案、資料及現行文件，形成報送數據，通過網絡或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。

檔案查詢利用系統

在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。　數據庫建設

包括檔案資料目錄數據庫和電子檔案數據庫。

《智慧檔案館建設》以智慧檔案館為研究對象，是在作者有關智慧檔案館相關研究的基礎上的進一步延伸。《智慧檔案館建設》從檔案的起源談起，介紹了檔案的產生、發展沿革。研究了檔案管理機構從傳統形式到數字化再到智慧化的發展過程。對國內外數字檔案館、智慧檔案館的發展情況做了充分的調研。對智慧檔案館建設過程中的物聯網技術、云計算技術、移動互聯網技術、大數據技術等新興技術在智慧檔案館管理及服務過程中的應用進行了研究。《智慧檔案館建設》出版的目的是希望對智慧檔案館的建設提供理論上的指導，在書的后提出了符合我國國情的智慧檔案館的建設思路和發展對策，展望了智慧檔案館在中國的發展前景。

檔案寄存指的是單位或個人與第三方檔案保管機構簽署合約，將檔案委托第三方機構進行保管的一種檔案管理方式。

檔案寄存

學術界關于檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性 [1]  。我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現統一稱作“檔案”。

詳解：檔案是直接形成的歷史記錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件的原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。

1．檔案的形成者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。

2．檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的文件；其次是價值評判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統性批判，檔案是把分散狀態的文件按一定邏輯規律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。

3．檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、制作手段、表現方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

4．檔案的本質屬性。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

基本要求

1.1 檔案防護內容應包括外圍護結構的保溫、隔熱，溫濕度要求，防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲、鼠等）和安全防范等。

1.2 溫濕度要求應根據檔案的重要性和載體等因素區別對待。

1.3 音像、縮微、電子文件等非紙質檔案貯存庫設計，除應符合本規范有關規定外，尚應根據使用保管的特殊要求進行設計。

溫濕度要求

2.1 紙質檔案庫房的溫濕度要求應符合表2.1的規定。

表2.1 紙質檔案庫房的溫濕度要求

2.2 特殊檔案庫房的溫濕度要求應符合表2.2的要求。

表2.2 特殊檔案庫房的溫濕度要求

2.3 檔案庫房在選定溫、濕度后，每晝夜波動幅度要求溫度不得大于±2℃、相對濕度不得大于±5%。

2.4 基本用房溫濕度要求應符合表5.2.4的規定。

表2.4 基本用房溫濕度要求

檔案網站

檔案網站是檔案部門在新的歷史時期以新的手段開發檔案信息資源為社會發展服務的一種新的形式。檔案網站是檔案部門在互聯的公共信息網絡上建立的站點，它以主頁方式提供相關信息和相關服務，構成公共信息網絡的一個節點。檔案網站建設是檔案部門網絡信息化建設的一項基礎性工作，是檔案部門面向網絡世界的窗口。檔案網站的名稱和域名是在網站的頁面最先出現的，能夠反映檔案網站的建設水平。

國際建設情況

近幾年，國際上圖書館界與檔案界在多項領域均有合作，逐步強化了圖、情、檔一體化的發展趨勢，隨著信息技術和網絡的發展，圖、情、檔三者又出現了融合的趨勢，國外許多檔案機構與圖書機構進行了聯合或是整合。如美國總統圖書館就是典型的“三位一體”機構，館中有圖書、檔案文件、文獻材料，并有大量的聲像檔案和圖書；再如，在澳大利亞，圖書、情報、檔案一體化的實體大量存在，該國的檔案都保存于圖書館中，國家圖書館被賦予情報職能，成為全國的情報中心。

國內建設情況

隨著檔案事業的發展和檔案信息化進程的加快，我國檔案網站建設也日益成熟和豐富起來。我國已經建立起國家檔案局（館）、省級檔案局（館）、市級檔案局（館）和縣級檔案局（館）四級檔案行政主管部門的檔案網站體系，建立起檔案學會、檔案期刊和檔案報社等各檔案學術研究交流的檔案機構、團體檔案網站體系，建立起了檔案產品企業、檔案服務企業等檔案企業網站體系，建立起了家庭檔案、寶寶成長檔案、民生檔案等各項專題檔案網站系體，建立起了各高校檔案網站體系，特別是還出現了以檔案網和檔案網論壇為代表的民間自辦檔案管理指導網站，表現了我國檔案網站建設進入了新的階段。